Bí quyết thành công của người Nhật

Là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều nhất thế giới, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II. Bằng cách nào mà Nhật Bản nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nước có tiềm năng lớn thứ hai trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính?

Bí quyết thành công của họ hóa ra rất đơn giản:

Đúng giờ

Người Nhật rất đúng giờ. Họ đến trước giờ hẹn tối thiểu 5 phút. Các cuộc họp chỉ bắt đầu khi tất cả thành phần đã có mặt. Vì vậy, đúng giờ là cực kỳ quan trọng. Ở ta, đi làm muộn nhiều như châu chấu. Lãnh đạo có khi phải ngồi đợi nhân viên tới họp trễ. Ngẫm lại thật xấu hổ.

Đúng hạn

Hạn đã định là không thay đổi bởi bất cứ lý do gì. Sở dĩ thời hạn không thể thay đổi là vì người Nhật đã lập kế hoạch và chuẩn bị mọi việc để thực hiện sau mốc thời hạn đó rồi. Ví dụ thời hạn ra mắt sản phẩm là 21/12/2009 thì địa điểm ra mắt đã được thuê, khách đã được mời, hợp đồng bán sản phẩm đã ký kết, … Do vậy công tác lập kế hoạch và ước lượng thời gian, nhân lực là quan trọng nhất. Với người Nhật, không có khái niệm trễ hạn, vì hạn đã định, phải bằng mọi giá hoàn thành công việc đúng tiến độ. Trễ hạn đồng nghĩa với việc không thể hợp tác với nhau được nữa.

Nghiêm túc, cẩn thận

Nghiêm túc và cẩn thận trong từng việc nhỏ nhất. Người Nhật cực kỳ cẩn thận. Làm một việc thì bao giờ cũng kiểm tra trước khi làm, kiểm tra trong khi làm và kiểm tra sau khi làm xong. Trước khi mang đồ đi giặt, họ kiểm tra túi quần, túi áo có quên gì không. Khi cho đồ vào máy giặt, họ kiểm tra lại từng cái một lần nữa. Và cuối cùng, sau khi giặt xong, họ lại lục túi quần, túi áo để kiểm tra. Chính vì cẩn thận một cách cực đoan như vậy mà chất lượng hàng Nhật luôn đứng đầu thế giới.

Chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo

Công tác chuẩn bị được thực hiện sớm và kỹ lưỡng, chu đáo đến mức đáng kinh ngạc. Chúng tôi đến thăm Công ty phần mềm tên là OMRON Software. Có cả thảy 10 người tiếp đón và làm việc với chúng tôi. Vì chúng tôi đi khá xa (1 tiếng rưỡi), nên việc đầu tiên là họ mời chúng tôi vào rest room (nhà vệ sinh). Khi tới phòng họp, họ bố trí đúng 22 chỗ ngồi cho khách, không thừa, không thiếu. Đồng thời trên bàn đã đặt sẵn 22 món quà kỉ niệm. Họ chuẩn bị trình chiếu rất cẩn thận, không có chuyện lỗi phông chữ hay trục trặc máy chiếu như ở nhà ta. Lúc ra về, họ mời đi rest room một lần nữa. Xe đi một đoạn xa, tôi ngoái nhìn vẫn thấy họ đứng dàn hàng vẫy chào tạm biệt.

HoRenSo: Chủ động trong công việc

Đây là một trong những khẩu quyết mà người Nhật luôn ghi nhớ. HoRenSo viết tắt của ba chữ: Hokoku, nghĩa là báo cáo, Renraku: trao đổi, Sodan: hỏi ý kiến. Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nhiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc. Hiện nay, ở Trung tâm Phát triển phần mềm, nhân viên thử việc được đào tạo về “4 ngay”: chưa được giao việc hỏi ngay; nhận việc mà không hiểu hỏi ngay; trong lúc làm gặp vướng mắc nhờ giúp đỡ ngay; cuối cùng là xong việc báo cáo ngay. Đây chính là tinh thần HoRenSo. Có điều “4 ngay” tại Trung tâm chưa phát huy mạnh mẽ lắm.

3S: Ngăn nắp, khoa học

Một khẩu quyết nữa mà người Nhật áp dụng rất thành công là 3S. Để có môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, người Nhật làm 3 việc đơn giản sau:

• Seiri: Sàng lọc. Chỉ giữ thứ mình cần. Vứt bỏ vật dụng dư thừa, không cần thiết đi.
• Seiton: Sắp xếp. Sắp xếp mọi thứ sao cho khi cần là có ngay để dùng, không mất thời gian tìm kiếm.
• Seiso: lau chùi, dọn dẹp, kiểm tra hỏng hóc thường xuyên.

Bàn ghế, máy móc, vật dụng gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp làm tăng hiệu suất làm việc.

Ở ta chuyện tìm cái điều khiển máy điều hòa hay cái dập ghim mất 5, 10 phút hoặc không thể tìm thấy là chuyện bình thường, chẳng ai ngạc nhiên. Hay như việc tìm tài liệu trên máy tính của chính mình, toát mồ hôi không biết đã cất vào đâu, vẫn xảy ra thường xuyên.

Kaizen – Liên tục cải tiến

Đây là khẩu quyết quan trọng nhất, là chìa khóa đem lại thành công cho nền kinh tế Nhật Bản. Liên tục cải tiến, liên tục sáng tạo để nâng cao năng suất, chất lượng và giảm thiểu chi phí. Cải tiến có thể là rất nhỏ. Nhiều cải tiến nhỏ góp lại sẽ làm nên điều kỳ diệu. Kaizen chống lại cách nghĩ và cách làm theo lối mòn, trì trệ, kìm hãm phát triển.

Các Công ty ở Nhật làm Kaizen như sau:

• Phổ biến ích lợi của Kaizen cho nhân viên mới.
• Phát động phong trào cải tiến, sáng tạo trong công việc. Đặt mục tiêu cho từng phòng ban, tổ nhóm phải có một số lượng sáng kiến nhất định trong kỳ thì mới được đánh giá cao.
• Khuyến khích Kaizen bằng thưởng lớn cho sáng kiến.
• Định kỳ tổ chức ngày hội cải tiến toàn công ty. Trong ngày hội này, các cải tiến đã áp dụng hiệu quả trong kỳ được xét trao giải, được tôn vinh.

Các bí quyết trên rất đơn giản nhưng có dễ thực hiện hay không lại hơi khó trả lời. Chúng ta đều thấy để thực hiện phải thay đổi nhận thức của chính mình, phải nghĩ khác và làm khác. Muốn vậy, lãnh đạo phải có kế hoạch hành động cụ thể, phải tiên phong thực hiện và truyền lửa cho cấp dưới.

Tôi tin rằng chúng ta sẽ làm được bởi lãnh đạo MISA có khát vọng và tầm nhìn, người MISA có niềm tin, có tài năng và tràn đầy nhiệt huyết!

Osaka, 19/12/2009

Lã Hữu Hòa

Thuyết phục sếp về ý tưởng mới

Một ý tưởng vụt đến trong đầu vào lúc nửa đêm, bạn trăn trở với nó đến sáng. Hôm sau, phi đến văn phòng sau một đêm mất ngủ, nhìn thấy sếp vừa đến cơ quan, và buột ra ý tưởng mới đó của bạn.

Và ngay lập tức bạn hiểu ra cảm giác của một ngôi sao đang trôi qua lỗ đen trên vũ trụ. Trong khoảng thời gian chưa tới 30 giây, sếp đã đưa ra một loạt các lý do vì sao những ý tưởng đó không được và bạn cảm thấy hình như công việc của mình mất hết ý nghĩa.

Nếu tình huống này xảy ra một lần, không sao hết. Hai lần, vẫn chấp nhận được. Nhưng nếu sếp liên tục lắc đầu trước năm ý tưởng tuyệt hay của bạn? Đừng nản lòng. Có những chiến lược hợp lý để giải quyết vấn đề này.

Hãy chắc chắn là bạn hiểu văn hóa công ty. Khi bước chân vào một công ty mới, điều đầu tiên cần nắm chắc là các thông tin, cách làm việc và các đặc điểm khác về công ty. Nắm được những yếu tố cơ bản sẽ giúp bạn hiểu rõ làm thế nào để thuyết phục hiệu quả ban giám đốc về các ý tưởng và dự án của mình. Rõ ràng không một người giám đốc nào muốn xem xét một ý tưởng khi nó không nằm trong các giá trị và tầm nhìn của công ty.

Thứ đến, bạn phải chắc chắn là mình hiểu biết về những người ra quyết định mà bạn định bán ý tưởng cho họ cũng như cách thức họ xem xét và xử lý vấn đề. Một số người thường quá say mê với ý tưởng của họ mà quên mất yếu tố rất quan trọng. Đó là sếp.

Trình bày ý tưởng cho sếp cũng giống như khi bạn tiếp thị một sản phẩm. Sản phẩm đó là ý tưởng của bạn. Để thuyết phục khách hàng là sếp, bạn phải hiểu rõ nhu cầu của họ mới mong thành công. Vì thế nguyên tắc hàng đầu khi trình bày ý tưởng mới là ứng xử với sếp như một khách hàng. Điều này có nghĩa là ngoài tính cách, sở thích và các ưu tiên trong công việc, bạn phải đảm bảo rằng bạn biết ông ấy muốn gì. Biết sếp muốn gì sẽ giúp bạn tìm ra cách để liên hệ ý tưởng của bạn với nhu cầu của sếp.

Nếu cần thiết, hãy thỏa hiệp đôi chút. Hãy luôn nhớ rằng mục đích cuối cùng là ý tưởng của bạn được thực hiện. Một vài thay đổi nho nhỏ nếu không làm thay đổi ý tưởng của bạn thì hoàn toàn có thể chấp nhận được. Hãy nghĩ đến kết quả cuối cùng, thay vì tự ái vì những điều lặt vặt.

Cách trình bày vấn đề cũng không kém phần quan trọng. Bạn phải có cách trình bày phù hợp với tính cách và cách thức làm việc và xử lý thông tin của họ. Ví dụ, nếu sếp là một kỹ sư hay kế toán, một bản trình bày bằng các con số sẽ diễn giải được ý tưởng của bạn. Nếu sếp là người có thiên hướng nhìn bản vẽ, bạn có thể sử dụng hình ảnh hay các loại biểu đồ. Một số người sẽ thích đọc văn bản trong khi với những người khác, bạn đạt hiệu quả cao nhất nếu chọn cách cùng ngồi xuống và thảo luận về ý tưởng đó.

Một phương án hay nữa là tạo điều kiện để sếp bạn trực tiếp tham gia vào ý tưởng đó. Nếu sếp chỉ là người đứng ngoài với dự án đó, thì nhiều khả năng họ sẽ không tin tưởng bạn sẽ làm được. Nếu một người tự cảm thấy họ là người nghĩ ra hoặc thực hiện một ý tưởng hay một dự án, rõ ràng người đó sẽ cảm thấy nhiệt thành hơn trong việc cổ vũ cho dự án thực hiện ý tưởng đó.

Nếu tất cả các biện pháp trên đều không hiệu quả, hãy thử cách cuối cùng có thể rất hiệu quả mặc dù bạn có thể không khoái lắm. Nhường lại vinh quang cho thế hệ trẻ. Đây là kinh nghiệm thực tiễn của công ty công nghệ Mỹ Mindbridge.

Ý tưởng tung ra thị trường sản phẩm bán chạy nhất hiện nay của công ty, Intrasmart, một phần mềm ứng dụng mạng nội bộ, xuất hiện trong một buổi họp của ban điều hành quản trị công ty cách đây khoảng 7, 8 năm. Việc trình bày và chấp nhận ý tưởng đó có thể được coi là một “bước ngoặt lớn” bởi ban quản trị lúc đó đang có kế hoạch bán lại sản phẩm của các công ty khác. Sau đó ban quản trị đã thay đổi quyết định và thay vào đó tự tiếp thị sản phẩm của công ty mình. Tuy nhiên, vì đó là tình huống mà công ty không thể lường hết được mọi rủi ro nên ý tưởng này đã được giao lại cho một thực tập sinh 19 tuổi mới vào công ty được vài tháng. Chàng trai này với sự nhiệt tình vì được tin tưởng đã triển khai ý tưởng thành công và hiện nay Intrasmart vẫn là sản phẩm chủ lực của công ty.

Có rất nhiều cách để thuyết phục sếp thực hiện ý tưởng của bạn. Điều quan trọng là đừng dễ dàng bỏ phí các ý tưởng và các cơ hội của mình.

(Theo Vietnamwork)

Sáng tạo trong công việc

Đã lâu rồi bạn không được tăng lương. Một đôi lần, sếp “bóng gió” rằng: nhìn bạn làm việc quá chật vật! Sao đồng nghiệp cũng làm việc như bạn mà lại có vẻ nhẹ nhàng, gọn gẽ? Tại sao bạn làm việc tốn công sức mà vẫn không hiệu quả?

Công việc ở một văn phòng trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, người quản lý không đơn thuần yêu cầu nhân viên là một con ong chăm chỉ, biết tuân lệnh và thực thi răm rắp mọi công việc được giao. Các sếp luôn muốn tìm thấy ở những nhân viên của mình một khả năng tư duy độc lập, với những phát kiến táo bạo và không bị khối lượng công việc khổng lồ làm cho... kiệt sức.

Thực tế là trong mỗi con người đều ẩn chứa những khả năng sáng tạo mà nhiều khi chính bản thân bạn lại không biết. Nếu làm việc có phương pháp, công việc của bạn sẽ nhẹ nhàng hơn, và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn nữa.

Tin tưởng vào khả năng của chính mình

Nếu thiếu niềm tin bạn có thể làm được gì? Không gì tệ hại hơn việc bạn chưa làm mà đã nghĩ tới thất bại. Bạn hãy vạch ra giấy ưu, nhược điểm, sở trường, kỹ năng… Nếu được giao một nhiệm vụ nằm ngoài khả năng, hãy mạnh dạn trình bày với sếp để có điều chỉnh nhân sự phù hợp hơn. Còn hơn là bạn hậm hực nhận công việc đó rồi phàn nàn: “Làm sao mà mình làm được”.

Các ông chủ luôn khuyến khích những nhân viên thẳng thắn và có những phát kiến tốt. Nhưng đôi khi, sáng tạo của bạn không hiệu quả, hoặc đồng nghiệp xấu tính dèm pha dè bỉu bạn, đừng vì thế mà mất bình tĩnh hay nhụt chí.

Thay đổi hiện trạng

Điều này không có nghĩa là bạn lao vào nghiên cứu một lĩnh vực hoàn toàn xa lạ. Hãy tìm cái mới ngay trong những gì đang tồn tại. Chẳng hạn như thay đổi phương thức giải quyết công việc, thay đổi nếp nghĩ, thay đổi trình tự làm việc... Chính sự thay đổi sẽ tạo cơ hội cho sáng tạo xuất hiện.

Ví dụ như bạn phải viết một bản báo cáo, hãy suy nghĩ xem bạn có thể đặt vấn đề bằng cách khác mọi người hay không, biết đâu một hướng giải quyết mới sẽ ra đời và được đón nhận. Chỉ cần bạn dám thay đổi, công việc có thể sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Tích cực tham gia những hoạt động ngoài công việc

Đôi lúc, bạn nên tự đặt mình vào vị trí khác. Bạn có thể tham gia câu lạc bộ các nhà quản lý, những diễn đàn công việc hay những cuộc thi hùng biện... Bạn cũng có thể tham gia học khiêu vũ, học đánh cờ tướng… Tất cả những điều này có vẻ như vô bổ, nhưng ai mà biết được trong tương lai, những điệu nhảy cổ điển hay những thế cờ lại có thể giúp đỡ cho công việc của bạn, cho bạn một vài gợi ý tuyệt vời. Hay ít ra, bạn cũng có cơ hội được làm quen với một vài nhân vật quan trọng.

Ngay trong cơ quan, bạn cũng nên hăng hái tham gia những công việc đòi hỏi sự sáng tạo như làm các đề tài khoa học, các hội thi phát minh, sáng chế hay thuyết trình...

Hình thành nhóm nghiên cứu chung

Làm việc với một người khác, hoặc tốt hơn là với từ 3 đến 5 người, bạn sẽ có cơ hội được nghe nhiều ý kiến khác nhau. Cùng một vấn đề, nhưng mỗi người luôn có những quan điểm và cách nhìn riêng, nếu bạn được biết những quan điểm đó thì khả năng sáng tạo của bạn sẽ được phát huy rất nhiều.

Những thành viên trong nhóm có thể là đồng nghiệp, hoặc nhóm bạn thân của bạn. Mục tiêu là hợp tác để giải quyết một vấn đề chung. Để kích thích tư duy độc lập, mỗi thành viên trong nhóm tự lên phương án giải quyết riêng, sau đó sẽ đưa ra để tranh luận.

Hỏi ý kiến những người có kinh nghiệm

Những chỉ dẫn của người đi trước nhiều khi là chìa khóa mở cánh cửa sáng tạo. Khi gặp vấn đề khó không thể giải quyết, hãy tham vấn những người đi trước để có sự lưạ chọn đúng đắn nhất. Như thế, bạn sẽ trở nên mạnh dạn và quyết đoán hơn trong giải quyết công việc.

Luôn tự kiểm tra công việc của mình

Bạn có thể tự đặt cho mình một loạt câu hỏi xung quanh những công việc đã hoàn thành, kế hoạch công việc sắp tới... Liệu bạn còn cách giải quyết nào tốn ít thời gian và công sức hơn cách bạn đã chọn không? Công việc sắp tới liệu có thể thay đổi được không? Nếu đột xuất có rủi ro xảy ra thì bạn đã có phương án khắc phục chưa? Việc làm này sẽ giúp bạn nhìn nhận mọi khía cạnh của công việc được sáng suốt và chủ động hơn.

Hiện thực hoá những ý tưởng

Không phải là tất cả, nhưng trong những điều kiện thuận lợi, bạn nên biến suy nghĩ thành hành động. Bằng cách đó bạn sẽ chứng minh được tính thực tiễn trong sáng tạo của mình và sự tin tưởng của sếp đối với bạn cũng tăng lên. Điều này thực sự quan trọng, vì nếu bạn sáng tạo mà không ai biết hoặc không được sếp tin tưởng cho áp dụng vào công việc, thì sự sáng tạo đó là vô ích, phải không?

(Theo Thời Báo Kinh Tế Việt Nam)