4 kỹ năng then chốt trong ký kết hợp đồng.

Sự thành bại trong công việc ký kết hợp đồng rất quan trọng đối với họat động doanh nghiệp.Khéo nói, gặp may và có duyên chưa hẳn làm nên một nhà đàm phán giỏi. Xin gợi ý một số kỹ năng "vàng" để ứng dụng khi đàm phán ký kết hợp đồng

Liệt kê lợi ích khách hàng được hưởng

Khi đàm phán hợp đồng, bạn phải luôn nhấn mạnh đối tác sẽ được lợi gì sau khi ký kết.

Liệt kê thành danh sách các lợi ích như tiền hoa hồng, chiết khấu, phương thức thanh toán, hậu mãi... Trình bày rõ ràng, không bỏ sót để gây ấn tượng mạnh cho đối tác.

Sử dụng bảng biểu, mô hình, con số

Ngày nay, người ta không có thời gian để đọc những trang báo cáo đặc kín chữ

Lập luận trong đàm phán của bạn cần phải trình bày dưới dạng bảng biểu, con số, mô hình, nhất là khi gửi báo cáo qua email, fax, hay thư tín. Khi phải trình bày trước cử tọa đông người, bảng biểu và mô hình lại càng không thể thiếu.

Bạn nên sử dụng Power Point, phần mềm tuyệt vời để mô tả vấn đề bằng ngôn ngữ bảng biểu.

Hãy đầu tư thời gian học phần mềm này. Khoản tiền đó sẽ sinh lãi lớn đấy!

Phải biết cách nhượng bộ đối tác dần dần

Nhà đàm phán kinh nghiệm chỉ nhượng bộ dần dần và bạn phải tạo ấn tượng với đối tác rằng đã nhượng bộ nhiều lần.

Giao hàng ngay hay sau 5 ngày, 10 ngày rồi 15 ngày; thanh toán ngay hay thanh toán trước 80% là sự nhượng bộ về điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán.

Bất kỳ điểm nào trong hợp đồng cần đàm phán, bạn phải có phương án, đưa ra nhiều nấc thang nhượng bộ để đạt hiệu quả cao.

Phải nói nhiều trong buổi đàm phán

Nói nhiều sẽ đạt hiệu quả cao hơn nói ít. Điều này càng đúng khi bạn và đối tác chưa biết nhiều về nhau, chưa có thời gian dài hợp tác. Trong trường hợp này, nói ít sẽ cầm chắc thất bại.

Tất nhiên, bạn phải nói những điều có lý và lập luận chính xác. Nói nhiều có giá trị thuyết phục người nghe và điều này ảnh hưởng đến quyết định ký kết hợp đồng của họ.

(Theo Tiếp Thị & Gia Đình)

10 sai lầm trong bán hàng

Bất kể “cựu binh” nào trên thương trường cũng đều có thể kể cho bạn nghe một câu chuyện về những sai lầm khiến họ phải trả giá đắt. Và họ không bao giờ lặp lại những sai lầm đó lần thứ hai.

Còn bạn, một “tân binh”, liệu bạn có biết rút kinh nghiệm từ những sai lầm của người khác để bản thân sẽ không phải kể lại nhiều câu chuyện với phần kết đáng tiếc?

Dưới đây là 10 sai lầm phổ biến nhất trong hoạt động bán hàng và hướng khắc phục:

Thiếu một hình ảnh chuyên nghiệp

Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe bạn và chú ý tới những gì bạn nói về sản phẩm hay dịch vụ, bạn phải thể hiện được một hình ảnh chuyên nghiệp thực thụ - từ hình thức đến thái độ, nghĩa là bạn cần ăn mặc chỉnh tề, dáng đứng thẳng, nói năng tự tin. Mọi người sẽ mua sắm sản phẩm/dịch vụ tại công ty bạn nhờ lòng nhiệt tình và khả năng thuyết phục của bạn đối với họ hơn là kiến thức của bạn về sản phẩm.

Nói quá nhiều

Khi bạn nói nhiều, bạn cho rằng mình đang trình bày những thông tin cần thiết, trong khi khách hàng lại chỉ cảm thấy rằng bạn đang lải nhải về những gì họ không quan tâm. Vậy thì bạn hãy hỏi khách hàng về nhu cầu của họ để tìm kiếm những gì khách hàng thực sự muốn có. Sau đó, bạn mới bắt đầu dẫn dắt họ tới một sản phẩm hay dịch vụ thích hợp.

Từ vựng của bạn

Từ ngữ tạo ra hình ảnh trong tâm trí con người. Có một số từ ngữ luôn khiến cho khách hàng bỏ đi. Ví dụ, bạn cần tránh sử dụng từ “hợp đồng” trong bán hàng. Tất cả chúng ta đều biết rằng các hợp đồng là văn bản pháp lý ràng buộc và sẽ cần đến một số trình tự theo luật định để chấm dứt mối quan hệ hợp đồng. Bạn có thể thay bằng một số từ khác thích hợp hơn như “thoả thuận ghi nhớ” hay “đơn đặt hàng”... Hãy lưu ý các từ ngữ bạn sử dụng và thay thế những từ ngữ không phù hợp bằng lời lẽ lịch thiệp và tích cực hơn.

Không xây dựng mối quan hệ

Một mối quan hệ tốt sẽ tạo nên sự tin tưởng. Không ai muốn giao dịch mua sắm với người mà họ không ưa thích và tin cậy. Bên cạnh việc giới thiệu về sản phẩm hay dịch vụ, bạn hãy dành chút thời gian tìm hiểu và trò chuyện thân tình với khách hàng.

Thiếu một hệ thống phân loại

Có một tỷ lệ phần trăm nhất định những người mà bạn tiếp xúc sẽ không mua sản phẩm/dịch vụ của bạn. Nếu họ không có nhu cầu hay tiền bạc để mua sắm sản phẩm/dịch vụ của bạn, thì sẽ không có giao dịch mua bán nào cả. Điều quan trọng đối với bạn là nhanh chóng xác định những người như thế trong cuộc trò chuyện. Hãy hỏi họ ít nhất là 3-4 câu hỏi và các câu trả lời sẽ nói với bạn liệu họ phải là các khách hàng tiềm năng của bạn hay không.

Không biết khi nào phải ngừng giới thiệu

Nhiều nhân viên bán háng nghĩ rằng họ phải nói với các khách hàng tiềm năng tất cả mọi thông tin mà họ biết về sản phẩm/dịch vụ. Thậm chí cả sau khi khách hàng ám chỉ rằng sản phẩm này hoàn toàn thích hợp với họ, nhân viên bán hàng vẫn tiếp tục trình bày. Làm như vậy rất dễ khiến khách hàng cảm thấy bực bội và quay đi ngay.

Cái tôi cá nhân

Bán hàng thực chất là một hoạt động dịch vụ. Bạn phải đặt sang bên cạnh những mong muốn và nhu cầu của bạn để phục vụ những mong muốn và nhu cầu của người khác. Hãy loại bỏ khỏi tâm trí hình bóng của đồng tiền lợi nhuận khi giao tiếp với khách hàng. Nếu các khách hàng ngờ vực bạn đang muốn bán hàng vì những lợi ích gì đó dành cho bạn, thay vì những lợi ích dành cho nhu cầu của họ, họ sẽ tìm đến một công ty khác.

Không biết phải kết thúc như thế nào

Trong nhiều trường hợp, bạn chỉ cần đặt một câu hỏi trực tiếp để kết thúc giao dịch bán hàng:

- Nếu tôi có sản phẩm màu đỏ như theo ý của quý vị, quý vị có muốn mua ngay bây giờ hay tôi sẽ gửi tới sau?

- Quý vị sẽ thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng hay chuyển khoản?

Không chú ý tới các chi tiết

Nếu bạn chỉ lướt qua hay nói quá vắn tắt về sản phẩm/dịch vụ, bởi bạn đã nhắc lại những câu đó quá nhiều lần đến nỗi phát ngán, thì bạn sẽ đánh mất các giao dịch bán hàng mới. Hãy nhớ rằng: Mỗi một lời giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ đều hoàn toàn mới đối với khách hàng của bạn. Vì vậy bạn cần thể hiện một thái độ nhiệt tình, chu đáo và không nên bỏ qua bất cứ thông tin nào, trừ khi các khách hàng nói rõ rằng một chi tiết nào đó sẽ không cần thiết đối với họ.

Việc chú ý tới các chi tiết cũng cần thể hiện trong công việc giấy tờ của bạn và khả năng xử lý máy tính, nếu các đơn đặt hàng của bạn được xử lý theo cách này. Bất kỳ thông tin bị bỏ sót nào cũng đều có thể khiến khách hàng xem xét lại quyết định mua sắm của họ.

Không đáp ứng các mong đợi của khách hàng

Ở đây đòi hỏi sự tập trung và chú ý vào các chi tiết. Nếu bạn hay công ty của bạn không có các chính sách, quy trình bán hàng phù hợp, đáp ứng sự mong đợi của khách hàng, bạn sẽ thấy thật khó khăn để thu hút một khách hàng mới. Hãy đầu tư thời gian và công sức vào các quy trình, thủ tục kinh doanh mới chuẩn mực hơn, đồng thời yêu cầu tất cả nhân viên đều thực hiện đúng như vậy. Các nhân viên bán hàng không nên hứa bất cứ điều gì ngoài chuẩn mực quy định của công ty.

(Theo Tuổi Trẻ)

Mối quan hệ tốt trong công việc

Bạn tự hỏi rằng làm thế nào để có được mối quan hệ tốt đẹp với các đồng nghiệp? Một cách cư xử quan tâm sẽ cho thấy bạn muốn có một tình bạn tốt với mọi người và đang cố gắng để tạo được mối quan hệ này.

Nhưng không phải ai cũng làm được điều đó. Thường thì chúng ta rất khó bộc lộ những suy nghĩ và cảm xúc của mình, thậm chí có khi còn làm cho mối quan hệ trong công việc diễn tiến theo chiều hướng xấu. Bạn có thể làm một số cách sau để có được mối quan hệ tốt với những đồng nghiệp của mình:

- Khuyến khích người khác bày tỏ ý kiến của họ. Giao tiếp thoải mái và lành mạnh là bước đầu tiến đến một mối quan hệ tốt.

- Biết lắng nghe và tôn trọng quan điểm của mọi người.

- Khen ngợi và giúp đỡ nhau một cách chân thành. Nếu bạn biết cách làm nổi bật điểm mạnh của bạn lẫn người khác, họ sẽ cảm thấy bạn là một người bạn đặc biệt và luôn luôn mong muốn kết bạn với bạn.

- Tránh việc đánh đố người khác.

- Đừng lặp lại những sai lầm. Hãy rút ra kinh nghiệm cho bản thân mỗi khi mắc lỗi. Bởi vì không có thời gian cho bạn nắm bắt được những cơ hội. Cần quan sát cử chỉ của người đối diện. Biết được ý nghĩa của những hành động này sẽ giúp bạn hiểu họ hơn.

- Ai cũng có những điểm yếu. Mỗi khi tranh cãi về một vấn đề nào đó mà bạn cứ tỏ vẻ “chuyện bé xé ra to”, mối quan hệ của bạn sẽ dễ dàng xấu đi.

- Hãy cùng mọi người làm điều gì đó thú vị, hào hứng, chẳng hạn như cùng đi ăn uống... Điều này sẽ mang lại sự vui tươi, giúp cho mối quan hệ của bạn và mọi người càng thân mật hơn.

- Phái nữ thường lãng mạn và thích nhận được những bó hoa xinh xinh hay những điều bất ngờ.

- Nên làm cho đồng nghiệp nam nhận thấy rằng nam giới đóng một vai trò quan trọng đối với nữ giới, bằng cách tham khảo, hỏi thăm ý kiến của họ về một vấn đề gì đó.

- Quan tâm đến sở thích và sẻ chia với người khác về những điều trong cuộc sống và hãy là một người biết rộng lượng.

- Ghen tị, ích kỉ, nhỏ mọn sẽ làm cho mối quan hệ của bạn không tốt đẹp.

(Theo Tuổi Trẻ)

Men vs. Women

Tài năng MS PAINT

Bill/Microsoft phải chi tiền cho tác giả vẽ các bức hình này để quảng cáo khả năng của MS PAINT (pbrush) thôi.

1. MonaLisa


2. Cars




4. Nhưng phải kiện tay này mới được

hahaha

Don't Ever Give Up!

Even in this case

hahaha

Building your dream house by working hard! :)

Quản lý thay đổi của khách hàng???

Lập trình là gì?

Hãy sống trọn vẹn từng ngày

Trong một buổi diễn thuyết vào đầu năm học, Brian Dison, Tổng giám đốc của tập đoàn Coca cola, đã nói chuyện với sinh viên về mối tương quan giữa nghề nghiệp với những trách nhiệm khác của con người.

"Bạn hãy tưởng tượng cuộc đời như một trò chơi tung hứng. Trong tay bạn có năm quả bóng mang tên là: công việc, gia đình, sức khoẻ, bạn bè và tinh thần. Bạn đang tung chúng lên không trung. Bạn sẽ hiểu ngay rằng công việc là quả bóng cao su, vì khi bạn làm rơi nó xuống đất nó sẽ nảy lại lên.

Nhưng bốn quả bóng còn lại - gia đình, sức khoẻ, bạn bè và tinh thần - đều là những quả bóng bằng thuỷ tinh. Nếu bạn lỡ tay đánh rơi một quả, nó sẽ bị trầy sướt, có tỳ vết, bị nứt, bị hư hỏng hoặc thậm chí bị vỡ nát mà không thể sửa chữa được. Chúng không bao giờ trở lại như cũ. Bạn phải hiểu điều đó và cố gắng phấn đấu giữ cho được sự quân bình trong cuộc sống của bạn."

Bạn làm thế nào đây?

Bạn đừng hạ thấp giá trị của mình bằng cách so sánh mình với những người khác. Đó là vì mỗi chúng ta là những con người hoàn toàn khác nhau, chúng ta là những cá nhân đặc biệt. Bạn chớ đặt mục tiêu của bạn vào những gì mà người khác cho là quan trọng. Chỉ có bạn mới biết rõ điều gì là tốt nhất cho chính mình.

Bạn chớ nên thờ ơ với những gì gần gũi với trái tim của bạn. Bạn hãy nắm chắc lấy như thể chúng là những phần trong cuộc sống của bạn. Bởi vì nếu không có chúng, cuộc sống của bạn sẽ mất đi ý nghĩa.

Bạn chớ để cuộc sống trôi qua kẽ tay vì bạn cứ đắm mình trong quá khứ hoặc ảo tưởng về tương lai. Chỉ bằng cách sống cuộc đời mình trong từng khoảng khắc của nó, bạn sẽ sống trọn vẹn từng ngày của đời mình.

Bạn chớ bỏ cuộc khi bạn vẫn còn điều gì đó cho đi. Không có gì là hoàn toàn bế tắc mà nó chỉ thật sự trở nên bế tắc khi bạn thôi không cố gắng nữa.

Bạn chớ ngại nhận rằng mình vẫn chưa hoàn thiện. Đó chính là sợi chỉ mỏng manh ràng buộc mỗi người chúng ta lại với nhau.

Bạn chớ ngại mạo hiểm. Nhờ mạo hiểm với những vận hội của đời mình mà bạn học biết cách sống dũng cảm.

Bạn chớ khoá kín lòng mình với tình yêu bằng cách nói bạn không có thời gian yêu ai. Cách nhanh nhất để nhận được tình yêu là hãy cho đi. Cách chóng nhất để đánh mất tình yêu là níu giữ thật chặt. Còn phương thế tốt nhất để giữ được tình yêu là bạn hãy chắp cho nó đôi cánh.

Bạn chớ băng qua cuộc đời nhanh cho đến nỗi không những bạn quên mất nơi mình sống mà có khi còn quên cả bạn đang định đi về đâu.

Bạn chớ quên nhu cầu tình cảm lớn nhất của con người là cảm thấy mình được đánh giá đúng.

Bạn chớ ngại học. Kiến thức không có trọng lượng. Nó là kho báu mà bạn có thể luôn mang theo bên mình một cách dễ dàng.

Bạn chớ phí phạm thời giờ hoặc lời nói một cách vô trách nhiệm. Cả hai điều đó một khi mất đi sẽ không bao giờ bắt lại được. Cuộc đời không phải là một đường chạy mà nó là một lộ trình mà bạn hãy thưởng thức từng chặng đường mình đi qua.

Quá khứ là lịch sử. Tương lai là một màu nhiệm. Còn hiện tại là một món quà của cuộc sống, chính vì thế mà chúng ta gọi đó là tặng phẩm.

(Theo Diễn Đàn Doanh Nghiệp)

Lên lịch làm việc

Lên lịch làm việc

Có đôi khi, vì quá nhiều việc mà bạn không biết phải làm việc nào trước, việc nào sau. Thời gian và công việc cứ “lộn tùng phèo”, chẳng thể kiểm soát vì việc này chưa xong lại phải lo giải quyết việc khác. Kiểu làm việc này không thể mang lại hiệu quả và luôn gây bực bội.

Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:

- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.

- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 3 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài. Ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.

- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".

- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh. Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.

- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.

Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.

Những bước đơn giản để lên một kế hoạch:

- Đầu tiên, bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.

- Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn, có thể phụ thuộc vào mối tương quan giữa những việc lớn và nhỏ. Đôi khi phải biết hy sinh cái này vì cái kia.

- Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao hoặc một công việc mới, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên.

- Kế hoạch đã lập cần linh hoạt, hoàn toàn có thể thay đổi vào giờ chót. Vâng, vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên hợp lý. Ví dụ, bạn không thể hoãn gặp đối tác chỉ vì hôm nay mặt bạn mới nổi mụn.

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc, vừa làm việc hiệu quả hơn.

(Theo Diễn Đàn Doanh Nghiệp)

Kẻ cắp thời gian

Kẻ cắp thời gian

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cơ bản của nhà quản lý.
Đừng sa đà vào những buổi họp vô bổ, biết phân việc cho cấp dưới, lập kế hoạch và đề ra được mục tiêu cụ thể cho mình là những điều đơn giản mà các nhà quản trị có thể làm ngay để giành lại thời gian cho mình.

Khi các diễn giả vừa xong phần thuyết trình, ông giám đốc một tổng công ty quốc doanh thuộc loại có tầm cỡ đã giơ tay xin được phát biểu ngay. Không phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì quá bận rộn nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để còn ra sân bay cho kịp giờ đi họp tại Hà Nội”.

Trước một cử tọa đang tham dự buổi hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh nghiệp, vị tổng giám đốc nói như tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý, ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn.

Lý do cũng rất đơn giản: ông không có thời gian. Một năm có khoảng 260 ngày làm việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc thăm viếng đó vì mọi người cần sự hiện diện của ông. Điều đó cũng có nghĩa là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở nội bộ tổng công ty hay với các nơi khác.

Bởi vì ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch họp.

Các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm đã lấy mất thời gian làm việc của vị tổng giám đốc nọ, và làm cho ông mệt mỏi. Nhưng trớ trêu là suốt nhiều năm qua ông đã không nhận ra rằng một nhà lãnh đạo không biết cách quản lý thời gian của mình cũng chính là “kẻ chủ mưu” đánh cắp thời gian của bản thân và của cả doanh nghiệp.

Trong số các kỹ năng của nhà quản lý, quản lý thời gian được xem là một trong những kỹ năng cơ bản bên cạnh các kỹ năng về chuyên môn, thiết lập mục tiêu, phân bổ công việc... của họ. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng biết sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất. Quản lý thời gian chính là nghệ thuật quản lý bản thân hay nói cách khác chính là việc cá nhân sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào để thật sự mang lại hiệu quả trong công việc, và tạo được sự quân bình giữa công việc và cuộc sống.

Nếu phải trả lời câu hỏi: “Đâu là những việc làm lãng phí thời gian nhất của bạn nơi công sở?”. Chắc chắn những việc được nhiều người kể ra nhất sẽ gồm các cuộc điện thoại kéo dài, phải bận rộn hồi đáp hàng tá e-mail, trong đó có cả việc tư lẫn việc công, tán gẫu với đồng nghiệp trong phòng, tham gia những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ nhưng chẳng mang lại hiệu quả cho công việc...

Tuy vậy, danh sách “thủ phạm” vừa liệt kê ở đây vẫn còn chưa đủ. Nếu không biết cách giao việc cho cấp dưới và quản lý bản thân bằng một kế hoạch rõ ràng, chắc chắn nhà quản lý sẽ bị nhấn chìm trong biển công việc.

Biết cách quản lý bản thân

Làm giám đốc một công ty dịch vụ mới được hai năm mà bạn bè nào gặp lại Minh Phương cũng chê: “Làm gì mà mau già quá vậy!”. Còn chị chỉ có một câu giải thích: “Tại bận quá!”.

Bận rộn làm người ta mau già? Từ khi làm giám đốc, lúc nào chị cũng có cảm giác bị ngập trong công việc dù công ty chỉ mới có 25 nhân viên. Minh Phương không có phòng làm việc riêng, không gian làm việc trong công ty của chị là không gian mở, nhờ đó chị có lợi thế là có thể để mắt quán xuyến hết các nhân viên.

Thế nhưng lợi thế vừa kể này lại chính là một trong các “thủ phạm” đánh cắp thời gian làm việc của chị. Trong ngày, bất cứ lúc nào giám đốc cũng có thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu lịch sự đại loại như “chị cho em gặp vài phút”. Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì chỉ cần gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám đốc để hỏi ý kiến.

Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở một góc độ khác, Minh Phương bị căng thẳng vì áp lực thời gian còn do chị không biết cách tổ chức thời gian cho chính mình.

Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận quá!” để biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm việc mới.

“Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói.

Kinh nghiệm của Alain Cany là đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.

Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ thời gian để làm. Thiết lập mục tiêu trong ngắn hạn cho chính bản thân là điều rất cần nếu muốn kiểm soát việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả. Đừng nghĩ rằng thiết lập mục tiêu hay lập kế hoạch chỉ để sử dụng khi làm các kế hoạch năm. Lập kế hoạch làm việc hàng tuần hay hàng ngày không chỉ cần cho nhà quản lý mà đôi khi cho cả nhân viên ở một số vị trí công việc.

Thanh Hồng, trưởng phòng kinh doanh của một doanh nghiệp, cho biết từ hai tháng nay chị đã thoát được áp lực về doanh số và không còn cảm giác phải làm việc đơn độc. Bí quyết của chị là buộc các nhân viên bán hàng vào cuối mỗi ngày nộp lịch làm việc của ngày hôm sau cho chị.

Ở cương vị quản lý, mỗi ngày chị biết được nhân viên của mình đi giao dịch ở những đâu, những khách hàng nào họ đang tiếp cận, những việc nào họ đang làm dở dang phải để lại ngày kế tiếp... Cũng nhờ vào đây mà chị có thể kịp thời điều chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên dưới quyền cũng như tăng hoặc giảm các chi phí giao tế, trợ cấp đi lại cho hợp lý hơn...

Về phía nhân viên, cuối mỗi ngày dù chỉ mất 15 phút để lên lịch làm việc, nhưng đổi lại họ đã có thể tự theo dõi công việc của mình cũng như tự lập ra các kế hoạch ngắn hạn. Và quan trọng hơn là mỗi sáng họ không còn đến công ty với cái đầu trống rỗng để rồi phải mất cả giờ đồng hồ khởi động công việc như trước.

Thời gian là thứ tài sản mà mỗi người đều được hưởng như nhau, 86.400 giây/ngày, và áp lực thời gian trong công việc của mỗi người có xảy đến hay không lại phụ thuộc vào nghệ thuật quản lý bản thân của chính họ. Vấn đề là đầu tư thời gian để lập kế hoạch sử dụng thời gian sao cho hiệu quả. Nếu bạn đang là một nhà quản lý, hãy buộc nhân viên của mình cũng làm như vậy.

Nhìn vào một chiếc giỏ đã chất đầy những viên đá to, có thể bạn nghĩ đã hết chỗ để bỏ thêm đá vào đó. Nhưng nếu cố gắng cộng thêm một chút khéo léo, bạn có thể bỏ vào giỏ những viên đá nhỏ, rồi đến những hạt cát và sau cùng có thể là nước để phủ kín những khoảng không gian còn trống trong đó. Cách quản lý quỹ thời gian của chúng ta có lẽ cũng như vậy.

Để chống lại kẻ cắp thời gian

- Lập kế hoạch làm việc hàng tuần, thậm chí là hàng ngày cho chính mình.

- Thiết lập những công việc ưu tiên.

- Không làm những việc mà người dưới quyền có thể tự làm.

- Phân quyền và giao đủ quyền cho cấp dưới để họ có thể tự quyết định công việc trong phạm vi của mình.

- Không tổ chức họp nếu không thật sự cần thiết. Một cuộc họp nếu chỉ cần 15 phút thì không có lý do gì kéo dài thành 60 phút.

- Nếu cần ra quyết định, hãy ra quyết định thật nhanh, một khi đã nắm vững vấn đề đừng yêu cầu thêm những báo cáo dài dòng hay mất thêm thời giờ để suy nghĩ.

- Và cuối cùng, hãy là tấm gương về tất cả những điều này để nhân viên noi theo.

(Những nguyên tắc quản lý thời gian của ông Alain Cany, Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Chủ tịch Phòng Thương mại châu Âu tại Việt Nam)

(Theo Thời Báo Kinh Tế Sài Gòn)

Chiến lược giành khách hàng

Giành được khách hàng lớn không hẳn là việc nằm ngoài tầm tay của bạn. Với 5 chiến lược sau đây, công ty của bạn sẽ thành công với những hợp đồng béo bở.

Bất cứ một công ty nào cũng xứng đáng nhận được sự chú ý và chất lượng dịch vụ tốt như nhau, không kể nó lớn hay nhỏ. Tuy nhiên, đối với những công ty lớn, việc giành được hợp đồng có phần khó hơn. Những nhân vật có ảnh hưởng quyết định hàng đầu thường khó tiếp cận ở một cuộc họp, qua điện thoại hay ngoài thành phố. Bạn có thể phải cố gắng gấp đôi chỉ để có cuộc gặp gỡ ban đầu.

Nếu bạn muốn nhận được một hợp đồng lớn, bạn cần phải tìm kiếm con cá to. Và dù cho điều đó không bao giờ là dễ dàng, những chiến lược sau phần nào sẽ giúp bạn có khả năng thành công lớn hơn.

Bán hàng từ những người đứng đầu

Đừng để mình phải sợ hãi khi nhận được điện thoại từ những người có trách nhiệm cao. Có thể bạn sẽ liên tục phải cố gắng nhưng những người ở vị trí cao có thể sẽ cho bạn một cái nhìn rõ ràng hơn về nhu cầu cũng như những điều mà công ty của họ quan tâm hay giới thiệu bạn trực tiếp với những người phụ trách phần việc có liên quan tới sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Đây là thông tin rất quan trọng trong một công ty lớn với vô số các chi nhánh và những chức năng công việc dễ gây nhầm lẫn.

Tấn công có chiến lược

Các đối thủ cạnh tranh phải đưa ra chiến lược để gặp gỡ càng nhiều người có quyền quyết định càng tốt. Khi bạn ở trong một cuộc chạy đua tranh giành hợp đồng, bạn cũng phải làm như thế. Viết một lời cảm ơn tới bất cứ ai mà bạn gặp, và thêm vào đó vài thông tin mà bạn nghĩ là chúng sẽ hấp dẫn họ. Bạn không bao giờ biết ảnh hưởng của chúng như thế nào tới những người đưa ra quyết định hay khi nào họ có thể rơi vào vị trí quyết định.

Nhờ người giới thiệu để có được cuộc tiếp xúc

Cách tốt nhất để kiếm được một hợp đồng lớn là nhờ sự giới thiệu của một người có thể chứng nhận được chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn. Thông thường câu hỏi thông minh nhất bạn có thể đưa ra là “Ngài có biết một ai khác trong lĩnh vực của ngài có nhu cầu đối với sản phẩm (dịch vụ) của chúng tôi hay không?” Nếu câu trả lời là có, bạn hãy thu thập thông tin về người đó càng nhiều càng tốt.

Không ngừng nghỉ

3 năm trước, tôi đã tiếp cận một người đưa ra quyết định về việc huấn luyện bán hàng cho tổ chức của anh ta. Anh ta nhìn tôi ngạc nhiên và nói, “Chúng tôi không thuê người huấn luyện từ bên ngoài”. Tôi cảm ơn anh ta vì đã không để tôi mất nhiều thời gian nhưng vẫn nói với ông ta rằng “Tôi sẽ hoàn thiện nhiều hơn, tới mức có thể lái công ty của ông theo hướng khác và đương đầu với những thách thức, và một ngày nào đấy đó sẽ là một cơ hội để chúng ta làm việc cùng nhau”.

Tôi nói chuyện với anh ta vài tuần một lần trong 3 năm, gọi điện để gợi ý nhắc nhở hoặc đưa ra những ý kiến có liên quan tới những cái anh ta cần và đang quan tâm. Thời gian trôi đi và chúng tôi đã có một mối quan hệ rất khăng khít, cuối cùng anh ta vừa mới tuyển tôi cho vị trí đó. Tôi đã không ngừng theo đuổi mối quan hệ này, không phải bằng cách liên tục gọi điện mà bằng cách xây dựng một mối quan hệ mà tôi biết trước là sẽ mất nhiều thời gian, Barry Farber, tác giả của cuốn Superstar Sales Secrets và Diamond Power chia sẻ kinh nghiệm.

Nổi bật trong đám đông

Những công ty lớn thường xuyên bị những người bán hàng mới tấn công tới tấp. Nếu bạn muốn gây ấn tượng với những người đứng đầu, phải trang bị cho mình sao cho phân biệt được với những đối thủ khác. Bạn không cần phải tiêu quá nhiều tiền vào màu sắc hay đèn flash cho phần trình diễn hay hoàn thiện những công đoạn quảng cáo để gây sự chú ý. Cái bạn cần là chuẩn bị một vài điểm nhấn để chứng tỏ giá trị duy nhất của bạn và bạn nên chuẩn bị sao cho những thông tin bạn đưa ra đủ sức nặng và nhắm đúng vào điều mà khách hàng quan tâm.

Điều cuối cùng, bạn đừng để cho những vật cản bẻ gãy ý chí của mình. Bất kỳ một công ty mới nào mà bạn tiếp cận đều sẽ cho bạn những kinh nghiệm và dạy bạn những bài học về cách tiếp cận một công ty mới tiếp theo.

(Theo Diễn Đàn Doanh Nghiệp)